Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website handwerkerzettel.de, die zugehörige Web-App, die installierbare Progressive Web App (PWA) auf mobilen Endgeräten sowie alle damit verbundenen Dienste. Sie informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir sie verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.

3. Arten der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten, soweit Sie uns diese bereitstellen:

• Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, postalische Adresse Ihres Betriebs.
• Anmeldedaten: E-Mail-Adresse und Authentifizierungsinformationen für Ihr Benutzerkonto.
• Betriebsdaten: Firmenname, Gewerbe, Preislisten, Stundensätze, Materialien und sonstige kaufmännische Angaben.
• Projektdaten: Fotos von Baustellen, Räumen, Fassaden und Dächern, Sprachaufnahmen und Diktate, Angebots-, Rapport- und Aufmaßtexte, Bautagebuch- und Mängeleinträge, Bedenkenanzeigen, Abnahmeprotokolle mit Fristen und Gewährleistungsdaten, Materialbestellungen samt Lieferantenangaben, Kundenangaben sowie daraus erzeugte PDF-Dokumente.
• Eingelesene Altdokumente: Von Ihnen hochgeladene frühere Angebote, Rechnungen, Leistungsverzeichnisse und Preislisten (auch als Foto, PDF oder Tabelle), aus denen wir Leistungstexte, Einheiten und Preise für Ihre eigene Preisliste auslesen. Darin enthaltene Angaben zu früheren Kunden werden nur zur Preiserkennung verarbeitet und nicht ausgewertet.
• Personen auf Fotos: Auf Baustellen- und Objektfotos können unbeabsichtigt Personen, Kennzeichen oder fremdes Eigentum abgebildet sein. Unsere Auswertung weist Sie auf solche Erkennungen hin, damit Sie Aufnahmen vor der Weitergabe ersetzen oder unkenntlich machen können.
• Zahlungsdaten: Name, Rechnungsadresse, Zahlungsmethode und Transaktionsdaten im Zusammenhang mit Stripe-Abonnements sowie einmaligen Aufladungen von KI-Volumen.
• KI-Verbrauchsdaten: Anzahl der KI-Aufrufe, verarbeitete Sprachminuten und Datenmengen je Nutzerkonto und Monat sowie die daraus berechneten Kosten.
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browsertyp, Gerätedaten, Zeitstempel und Log-Daten zur Sicherheit und Fehleranalyse.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich für folgende Zwecke:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung des Benutzerkontos, Erstellung und Speicherung von Angeboten, Abwicklung von Zahlungen und Abonnements.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Betrieb, Sicherheit und Verbesserung der Plattform, Missbrauchsprävention, technische Diagnose und Kundensupport.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Wartelisten-Eintrag, Newsletter-Versand, Chatbot-Nutzung und Analyse-Cookies, soweit gesetzlich erforderlich.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

5. Hosting und Auftragsverarbeiter

Für das Hosting der Datenbank, der Authentifizierung und des Dateispeichers setzen wir auf Lovable Cloud (Supabase); der Datenbank-Standort ist derzeit London, Vereinigtes Königreich (Region eu-west-2), für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt. Zahlungen werden über Stripe abgewickelt. Für die KI-gestützte Text- und Bilderkennung nutzen wir das Lovable AI Gateway mit Google-Modellen. Diese Anbieter verarbeiten Daten ausschließlich weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) in unserem Auftrag.

• Lovable Cloud / Supabase – Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher
• Lovable / Cloudflare – Auslieferung und Betrieb der Website und Server-Logs
• Stripe Payments Europe, Limited – Zahlungsabwicklung und Abo-Verwaltung
• Lovable AI Gateway / Google – KI-Auswertung von Sprache, Fotos und Dokumenten
• E-Mail-Dienstleister – Versand von System-, Angebots- und Rechnungs-E-Mails
• Buchhaltungsschnittstellen (Lexoffice, sevDesk) – nur, wenn Sie die Verbindung selbst aktivieren

Eine vollständige und aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter stellen wir Ihnen auf Anfrage unter info@handwerkerzettel.de zur Verfügung.

5a. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Seiten werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse (gekürzt bzw. nur kurzzeitig gespeichert), Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Daten werden in der Regel nach 30 Tagen gelöscht und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

5b. KI-Verbrauch und Aufladungen von KI-Volumen

Zur Bereitstellung der KI-Funktionen erfassen wir je Nutzerkonto und Monat die Anzahl der Aufrufe, die verarbeiteten Sprachminuten und das übertragene Datenvolumen sowie die daraus entstehenden Kosten. Diese Auswertung dient der Abrechnung mit unseren Dienstleistern, der Kapazitätsplanung, der Erkennung von Missbrauch und der Prüfung der in den AGB vereinbarten angemessenen Nutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Überschreitet ein Nutzerkonto das vorgesehene Volumen, senden wir eine automatische Hinweis-E-Mail an die verantwortliche Kontaktadresse.

Kaufen Sie zusätzliches KI-Volumen, verarbeiten wir Ihre Kontokennung, den Betrag, den Monat der Aufladung, den Zahlungsstatus und die Kennung des Zahlungsvorgangs bei Stripe. Vollständige Zahlungsmitteldaten (z. B. Kartennummern) erhalten und speichern wir nicht; diese werden ausschließlich von Stripe verarbeitet. Belege und Zahlungsvorgänge bewahren wir aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Pflichten 10 Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

5c. Sprach-, Foto- und Dokumentenauswertung

Für die Werkzeuge Angebot, Rapport, Aufmaß, Bautagebuch und Mängelprotokoll, Raum- und Außenaufnahme, Materialbestellung, Bauabnahme, Zettel-Scanner sowie das Anlernen von Preis- und Produktlisten übertragen wir die von Ihnen ausgelösten Sprachaufnahmen, Fotos und Dokumente zur Verarbeitung an unseren KI-Dienstleister. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Daten Ihrer Kunden handeln wir dabei als Auftragsverarbeiter für Sie (Ziffer 17).

Die Verarbeitung erfolgt jeweils nur für die Dauer der Auswertung. Die Aufnahmen und Dokumente werden nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet. Die Ergebnisse (Positionen, Texte, Mengen, Preise, Fristen) speichern wir in Ihrem Konto, bis Sie sie löschen. Aus Diktaten und Fotos abgeleitete Vorschläge sind Entwürfe: Sie prüfen und geben jedes Dokument selbst frei.

Hinweise unserer Werkzeuge zu Fristen, Gewährleistung, Bedenkenanzeigen oder Regelwerken (z. B. VOB) sind rechnerische Vorschläge und keine Rechtsberatung.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Kontodaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung und bis zur Löschung des Kontos gespeichert.
• Angebots- und Projektdaten bleiben im Benutzerkonto erhalten, bis Sie diese aktiv löschen.
• Rechnungs- und Zahlungsdaten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. 6 oder 10 Jahre nach § 257 HGB bzw. § 147 AO) gespeichert.
• Log-Daten und Sicherheitsprotokolle werden in der Regel nach 30 Tagen gelöscht.

7. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Eine Datenweitergabe zu Werbezwecken ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung findet nicht statt.

8. Datenübermittlung in Drittländer

Unsere Hauptdienstleister betreiben ihre Infrastruktur in der Europäischen Union. Soweit einzelne Dienstleister Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten, stellen wir durch geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO) sicher, dass ein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau gewährleistet ist.

9. Sicherheitsmaßnahmen

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach dem Stand der Technik. Dazu gehören verschlüsselte Datenübertragungen (TLS/SSL), passwortgeschützte Benutzerkonten, rollenbasierte Zugriffssteuerung (RLS), regelmäßige Sicherheitsupdates und pseudonymisierte oder anonymisierte Datenverarbeitung, soweit möglich.

10. Cookies und lokale Speicherung

Die App verwendet technisch notwendige Cookies und lokale Speicherfunktionen, um die Anmeldung und grundlegende Funktionen zu ermöglichen. Analyse- oder Marketing-Cookies werden nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung gesetzt. Sie können Cookies in Ihren Browsereinstellungen jederzeit löschen oder blockieren.

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können jederzeit Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format erhalten.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.
• Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info@handwerkerzettel.de. Wir werden Ihr Anliegen unverzüglich bearbeiten.

12. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für die Nutzung unserer Dienste erforderlich. Ohne E-Mail-Adresse können Sie beispielsweise kein Benutzerkonto erstellen. Weitere Angaben sind freiwillig und dienen der Verbesserung der Angebotserstellung.

13. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen KI-gestützte Texterkennung, um aus Spracheingaben und hochgeladenen Dokumenten Angebotsvorschläge zu erstellen. Diese Vorschläge werden Ihnen zur Überprüfung und Freigabe angezeigt. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung, die rechtliche Folgen für Sie hat, findet nicht statt.

14. App und PWA

handwerkerzettel kann als Progressive Web App (PWA) auf dem Homescreen mobiler Endgeräte installiert werden. Dabei greift die App auf folgende Funktionen und Daten zu:

• Geräteberechtigungen: Mikrofon für Sprachaufnahmen und Kamera für Baustellenfotos werden nur nach ausdrücklicher Einwilligung durch den Nutzer genutzt. Die Aufnahmen werden verschlüsselt übertragen und in Ihrem Konto gespeichert.
• Lokale Speicherung: Im Offline-Modus werden Audio, Fotos und Entwürfe vorübergehend im lokalen Browser-Speicher (IndexedDB) gehalten und synchronisiert, sobald eine Internetverbindung besteht.
• Service Worker: Für die Installation und Offline-Verfügbarkeit registriert der Browser einen Service Worker. Dieser speichert keine personenbezogenen Daten dauerhaft, sondern technisch notwendige App-Ressourcen.
• Push-Benachrichtigungen: Sofern Sie zustimmen, können zeitlich begrenzte Erinnerungen (z. B. Nachfass-Erinnerungen oder Team-Freigaben) als Push-Nachrichten angezeigt werden.

15. Standortdaten und Kunden-Sendungsverfolgung

Für Funktionen wie den Notfallplaner, die Einsatzplanung und die Live-Sendungsverfolgung können Standortdaten von Mitarbeitern verarbeitet werden. Die Standortermittlung erfolgt nur nach ausdrücklicher Freigabe im Endgerät und kann jederzeit deaktiviert werden. Verantwortlich für den Einsatz dieser Funktionen im Betrieb ist der jeweilige Arbeitgeber; er hat die arbeits- und mitbestimmungsrechtlichen Voraussetzungen sicherzustellen.

Kunden des Betriebs erhalten einen individuellen Tracking-Link. Über diesen Link sind ausschließlich die Daten des jeweils zugehörigen Auftrags abrufbar (Status, voraussichtliche Ankunft, Kontaktmöglichkeit). Die Links sind zeitlich begrenzt gültig und werden nach Abschluss des Auftrags deaktiviert.

16. Kommunikation per E-Mail und WhatsApp

System-E-Mails (Anmeldung, Abo, Erinnerungen) versenden wir zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wenn Sie Angebote oder Rechnungen per WhatsApp versenden, öffnet die App lediglich WhatsApp auf Ihrem Gerät mit einem vorbereiteten Text. Die anschließende Übermittlung erfolgt über WhatsApp und unterliegt dessen Datenschutzbestimmungen; hierfür sind Sie als Absender verantwortlich.

17. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Soweit Handwerksbetriebe über die Plattform Daten ihrer eigenen Kunden und Mitarbeiter verarbeiten, sind sie dafür Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive der technischen und organisatorischen Maßnahmen stellen wir auf Anfrage in Textform bereit.

18. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zu benennen, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG nicht erfüllt sind. Alle Anliegen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@handwerkerzettel.de.

19. Zuständige Aufsichtsbehörde

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach. Unabhängig davon können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts wenden (Art. 77 DSGVO).

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen oder unserer Leistungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar.

Stand: 03. November 2026