Buchhaltung und E-Rechnung im Handwerk: vom Angebot bis zum Steuerberater

Ein gewöhnliches PDF sieht aus wie eine Rechnung, enthält aber keine zuverlässig maschinenlesbaren Buchungsdaten. ZUGFeRD verbindet die sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und ist besonders für öffentliche Auftraggeber wichtig.

Für die E-Rechnung zählt deshalb nicht nur, was der Mensch auf dem Dokument sieht. Empfänger, Steuer, Zahlungsbedingungen und Positionen müssen auch technisch eindeutig lesbar sein.

1. 1Angebot auf der Baustelle per Sprache, Foto oder Editor erfassen.
2. 2Kundenanschrift, Mengen, Nettopreise und Steuer prüfen.
3. 3Das Dokument wahlweise als Angebot oder fertige Rechnung an Lexware Office übertragen.
4. 4Lexware übernimmt die weitere Buchhaltung und stellt die Daten für DATEV und den Steuerberater bereit.

Ein Mängelprotokoll ist zunächst ein Projektnachweis und noch keine Rechnung. Wenn daraus eine kostenpflichtige Nacharbeit entsteht, können die ausgewählten Mängel als klar bezeichnete Leistungspositionen oder als eigene Mängelrechnung übertragen werden. Soll nur der Nachweis archiviert werden, wird das Protokoll als XML-Beleg abgelegt – ohne eine Forderung zu erzeugen.

• Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
• Eindeutige Leistungsbeschreibungen mit Menge und Einheit
• Nettopreis und richtiger Umsatzsteuersatz
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• Zahlungsziel sowie bei Bedarf Bestellnummer und Leitweg-ID
• Unveränderbare Belegablage nach den betrieblichen Aufbewahrungsregeln

Die Lexware-Verknüpfung ersetzt die erneute Erfassung von Kundendaten und Positionen. Der Steuerberater arbeitet anschließend mit den strukturierten Buchhaltungsdaten und den zugehörigen Belegen weiter. Kläre Kontierung, Steuerfälle und Aufbewahrungsabläufe mit deiner Kanzlei, bevor du einen neuen Prozess dauerhaft einführst.