Kundenverwaltung im Handwerk: vom Anruf bis zur Wiederkehr

Für die Praxis reicht wenig – aber das konsequent: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail, Objektadresse (die weicht oft von der Rechnungsadresse ab) und alles, was schon gemacht wurde.

• Alle Angebote und Rechnungen zu diesem Kunden mit Datum und Summe
• Objektbesonderheiten: Baujahr, Farbtöne, verbautes Material, Zählerplatz
• Ansprechpartner samt Erreichbarkeit – wichtig bei Verwaltungen
• Nächster geplanter Termin, etwa Wartung oder zweiter Bauabschnitt

Auf der Baustelle klingelt das Telefon zur unpassendsten Zeit. Nimm nur vier Dinge auf: Wer, Wo, Was, Wann erreichbar. Alles Weitere klärt der Rückruf am Abend.

Ein Rückruf innerhalb von 24 Stunden ist der häufigste Grund, warum Kunden einen Betrieb dem anderen vorziehen – noch vor dem Preis.

Viele Gewerke haben natürliche Wiederholungen: Heizungswartung, Dachrinnenkontrolle, Prüfung elektrischer Anlagen, Fassadenpflege. Wer diese Termine im Kundeneintrag vermerkt und pro Jahr eine Erinnerung verschickt, füllt damit ruhige Wochen.

Brauche ich als kleiner Handwerksbetrieb ein CRM?

Ein großes Vertriebssystem nicht. Eine gepflegte Kundenliste mit Historie, Terminen und Notizen genügt – wichtig ist nur, dass alle im Betrieb dieselbe Liste nutzen.

Wie lange muss ich Kundendaten aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege unterliegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht von acht Jahren, nachdem sie 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt wurde; für einige Unterlagen gelten weiter zehn Jahre. Reine Werbedaten löschst du, sobald der Zweck entfällt.

Darf ich Kunden ohne Einwilligung anschreiben?

Bestehende Kunden darfst du zu vergleichbaren Leistungen postalisch und in engen Grenzen per E-Mail informieren. Für Werbung an neue Kontakte brauchst du eine Einwilligung.